Kasa fiskalna w hotelach i pensjonatach

Prowadzenie działalności gospodarczej może się wiązać z koniecznością posiadania kasy fiskalnej – jest tak w przypadku sprzedawców różnych towarów, usługodawców kosmetycznych, a nawet i taksówkarzy. Czy hotelarze mieszczą się w tej kategorii i także muszą posiadać kasy fiskalne? 

Czym jest kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to nic innego jak urządzenie rejestrujące daną transakcję handlową poprzez cyfrowe i papierowe zapisane informacji na jej temat. Dowodem zakupu określonego przedmiotu lub usługi jest w tym przypadku paragon, który od niedawna może zawierać w swej treści także numer NIP i posłużyć do dokonywania odliczeń w związku z wykonywaną działalnością gospodarczą.

Zgodnie z treścią art. 111 ust. 1-3a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT),
podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W ewidencji tej wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani:

  • wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny lub fakturę z każdej sprzedaży w postaci papierowej lub za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony;
  • dokonywać niezwłocznego zgłoszenia właściwemu podmiotowi prowadzącemu serwis kas rejestrujących każdej nieprawidłowości w pracy kasy;
  • udostępniać kasy rejestrujące do kontroli stanu ich nienaruszalności i prawidłowości pracy na każde żądanie właściwych organów;
  • poddawać kasy rejestrujące w terminach określonych w przepisach obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis kas rejestrujących;
  • przechowywać kopie dokumentów kasowych przez okres wymagany w art. 112 ustawy o VAT, zgodnie z warunkami określonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości; 
  • stosować kasy rejestrujące wyłącznie do prowadzenia ewidencji własnej sprzedaży;
  • dokonać wydruku dokumentów wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących;
  • prowadzić i przechowywać dokumentację o przebiegu eksploatacji kasy rejestrującej;
  • poddać obowiązkowemu przeglądowi technicznemu kasy rejestrujące, które zostały przez podatnika utracone, a następnie odzyskane, przed ich ponownym zastosowaniem do prowadzenia ewidencji;
  • zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas;
  • zakończyć używanie kas rejestrujących w przypadku zakończenia działalności gospodarczej lub pracy kas rejestrujących, zapewniając zabezpieczenie danych z kasy rejestrującej.

Kasa fiskalna w hotelu

Jeśli hotel lub pensjonat oferuje swojemu klientowi odpłatny pobyt wraz z wyżywieniem, zobligowany jest do posiadania kasy fiskalnej i wystawienia stosownego dokumentu potwierdzającego realizację i zapłatę za taką transakcję. W zdecydowanej większości przypadków branża hotelarska musi więc mieć na uwadze, że dotyczy jej obowiązek stosowania kas fiskalnych. 

Pamiętajmy jednak, że ustawa o VAT zawiera w swej treści wyjątki – tzw. zwolnienia przedmiotowe, które pozwalają na ominięcie obowiązku posiadania kas fiskalnych w hotelach i pensjonatach. Zwolnienie to jest stosowane tylko w dwóch przypadkach, gdy:

  • świadczący usługę otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem);
  • z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

W praktyce hotel lub pensjonat nie będzie musiał posiadać kasy fiskalnej, jeśli w zakres oferowanych przez siebie usług nie wchodzi jakiekolwiek wyżywienie gości. W innych przypadkach kasa będzie niestety konieczna. 

Warto w tym miejscu także podkreślić, że ustawodawca wprowadził tzw. limit obrotu, który wypływa na obowiązek posiadania kas fiskalnych – dla kontynuujących i rozpoczynających działalność gospodarczą wynosi on dokładnie 20 000 zł rocznie. W praktyce oznacza to, że zakupu kasy fiskalnej i ewidencjonowania przy jej użyciu sprzedaży będą musieli dokonać wszyscy przedsiębiorcy, których obroty wynoszą około 1667 zł miesięcznie. Podatnik traci prawo do zwolnienia z ewidencjonowania po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym przekroczył obowiązujący limit obrotów w kwocie 20 000 zł.